Informačné memorandum o ochrane osobných údajov

INFORMAČNÉ MEMORANDUM O OCHRANE OSOBNÝCH ÚDAJOV

pre uchádzačov o zamestnanie a zamestnancov spoločnosti Godár OK – TREND s.r.o.

Riadne spracúvanie Vašich osobných údajov je pre nás veľmi dôležité. Pri spracúvaní Vašich osobných údajov rešpektujeme platnú legislatívu a zabezpečujeme ich ochranu v maximálnej možnej miere, ktorá zodpovedá technickej úrovni nami používaných prostriedkov. Toto informačné memorandum poskytne Vám, uchádzačom o zamestnanie a zamestnancom, informácie predovšetkým o tom, ako zaobchádzame s Vašimi osobnými údajmi, aké práva máte v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov, ako aj ďalšie informácie týkajúce sa spracúvania a ochrany osobných údajov.

O nás - prevádzkovateľ osobných údajov a kde nás môžete kontaktovať

Prevádzkovateľom osobných údajov uchádzačov o zamestnanie a zamestnancov je spoločnosť Godár OK – TREND s.r.o., so sídlom Fábryho 34, 951 01 Štitáre, IČO: 47894555, DIČ: 2024132352, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Nitra, oddiel: Sro, vložka číslo: 37778/N (ďalej aj ako „Prevádzkovateľ“). Ak máte akúkoľvek otázku ohľadom spracovania Vašich osobných údajov, vrátane uplatnenia Vašich práv ako dotknutej osoby (pozn. dotknutou osobou je každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú), môžete sa obrátiť na Prevádzkovateľa buď osobne, priamo na tel. č. 0915 742 438 (v pracovné dni od 9.00 do 17.00), písomne na vyššie uvedenej adrese sídla spoločnosti, alebo elektronicky prostredníctvom webového formulára na adrese http://www.ok-trend.sk/kontakt/kontaktne-udaje.html alebo prostredníctvom e-mailu na adrese info@ok-trend.sk.

Účel a právny základ spracúvania Vašich osobných údajov- Vaše osobné údaje spracúva Prevádzkovateľ len v nevyhnutnom rozsahu, a to v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov)a s § 13 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej aj „ZoOOÚ”) (a to najmä § 13 ods. 1 písm. a), b), c) a f)).

Spracúvame len také Vaše osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na daný legitímny účel spojený s riadnym vedením personálnej a mzdovej agendy, a to predovšetkým na: i) posúdenie skutočnosti, či ste vhodným kandidátom na voľnú pracovnú pozíciu, ii) uzatvorenie pracovno-právnej zmluvy a príslušnej dokumentácie, iii) účely bezprostredne súvisiace s existujúcim pracovno-právnym vzťahom, tak aby dochádzalo k plneniu si zákonných povinností na strane dotknutej osoby ako aj zamestnávateľa, iv) základe osobitných predpisov, resp. také na ktorých spracovanie ste udelili svoj súhlas, alebo legislatíva umožňuje ich spracúvanie s odkazom na oprávnený záujem Spoločnosti.

Podľa § 13 ods. 1 ZoOOÚ je spracúvanie osobných údajov zákonné aj vtedy, ak

a) dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov aspoň na jeden konkrétny účel,
b) spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby,
c) spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná,
f) spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany okrem prípadov, keď nad týmito záujmami prevažujú záujmy alebo práva dotknutej osoby vyžadujúce si ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa; tento právny základ sa nevzťahuje na spracúvanie osobných údajov orgánmi verejnej moci pri plnení ich úloh.

K písm. a) – Na základe súhlasu spracúvame osobné údaje najmä v prípade neúspešného uchádzača o pracovnú pozíciu, ak si chce Prevádzkovateľ uchovať tieto informácie aj po skončení výberového konania, resp. uchádzača o zamestnanie, ktorý nereaguje na konkrétnu pracovnú ponuku, ako aj v prípade fotografie zamestnanca, pokiaľ spracúvanie nie je dané oprávneným záujmom Prevádzkovateľa.

K písm. b) – Prevádzkovateľ je oprávnený bez súhlasu zamestnanca spracúvať jeho osobné údaje, ak je to nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej je zamestnanec zmluvnou stranou alebo v predzmluvných vzťahoch na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby. Uvedené sa vzťahuje aj na uchádzača o konkrétnu pracovnú pozíciu, ktorého osobné údaje sa po skončení výberu ďalej neuchovávajú.

K písm. c) – Prevádzkovateľ má v pozícii zamestnávateľa viacero povinností smerujúcich k spracúvaniu osobných údajov, ktoré sú uložené všeobecne záväznými právnymi predpismi, a to najmä:

Zákonník práce
zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov
zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.

Konkrétny účel spracúvania osobných údajov sa líši v závislosti od aplikovaného právneho predpisu.

K písm. f) – Oprávneným záujmom Prevádzkovateľa je napr. vymáhanie pohľadávok a predchádzanie vzniku škody na strane Prevádzkovateľa.

Vaše osobné údaje, ktoré spracúvame– Rozsah spracúvaných osobných údajov je určený všeobecne záväznými právnymi predpismi. Ak Vaše údaje spracúvame na základe Vášho súhlasu zoznam, resp. rozsah údajov je uvedený priamo v súhlase.

Spracúvame najmä tieto kategórie osobných údajov:

Identifikačné údaje: najmä meno, priezvisko, rodné priezvisko, dátum narodenia, miesto narodenia, rodné číslo, ak je pridelené, štátna príslušnosť, fotografia, titul, číslo dokladu totožnosti a ďalšie informácie vyplývajúce z dokladu totožnosti napr. spôsobilosť na právne úkony, vlastnoručný podpis.

Kontaktné údaje: adresa trvalého/prechodného pobytu alebo bydliska, telefónne číslo, emailová adresa.

Osobné údaje bezprostredne súvisiace s prácou, resp. prevádzkové údaje: najmä pracovné zaradenie, pracovisko / miesto výkonu práce, odmena za vykonanú prácu, potvrdenie o návšteve školy (pri brigádnikoch), potvrdenie k ročnému zúčtovaniu dane od iných zamestnávateľov o výške zárobku za kalendárny rok, za ktorý si u nás dáva vyhotovovať ročné zúčtovanie dane, údaje z kartičky poistenca dotknutej osoby a údaje o dochádzke, pracovnom výkone, čerpaní dovolenky.

Sociodemografické údaje: sociálna identita najmä rodinný stav, údaje zo sobášneho listu, údaje z rodných listov detí (ak si dotknutá osoba uplatňuje daňové zvýhodnenie, resp. v prípade príspevku pri narodení dieťaťa, pokiaľ ho Prevádzkovateľ vypláca), údaje o manželovi/manželke (ak si zamestnanec na neho uplatňuje nezdaniteľné minimum), ekonomická identita najmä príjmy a výdavky (napr. v prípade exekúcie, osobného konkurzu), výkon exekúcie a pod.

Transakčné údaje: údaje o bankovom spojení – IBAN.

Osobitná kategória osobných údajov, citlivé údaje: údaje o porušení trestnoprávnych resp. priestupkovo právnych predpisov, údaje o úrazoch v knihe úrazov podľa predpisov o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci, evidencia občanov so zdravotným postihnutím v zmysle zákona č. 5/2004 Z.z. o službách zamestnanosti, údaje o zdravotnej spôsobilosti na výkon práce, práceneschopnosť zamestnancov, potvrdenie o tehotenstve zamestnankyne, údaje o porušení predpisov trestného práva resp. priestupkového práva.

V priestoroch sídla Prevádzkovateľa môže dochádzať k spracúvaniu osobných údajov prostredníctvom kamerového systému, tento však nie je aktívne využívaný Prevádzkovateľom a za spracúvanie osobných údajov v súvislosti s používaním kamerového systému zodpovedá prevádzkovateľ kamerového systému.

Doba spracovania osobných údajovPrevádzkovateľ spracováva Vaše osobné údaje v prípade udelenia súhlasu najdlhšie počas doby, na ktorú bol súhlas udelený, resp. do odvolania súhlasu
a v prípade spracovania, na ktoré sa nevyžaduje súhlas, počas nevyhnutne dlhej doby, odvíjajúcej sa najmä od trvania predmetného predzmluvného a zmluvného (pracovnoprávneho) vzťahu. Po jeho ukončení a vysporiadaní všetkých záväzkov z neho plynúcich, Prevádzkovateľ v súlade s právnym poriadkom a za podmienok ním daných ukončí spracovanie osobných údajov a primerane zabezpečí ich likvidáciu.

Doba uchovávania osobných údajov vyplýva najmä zo zákonov na základe právneho základu uvedeného v § 13 ods. 1 písm. c) ZoOOÚ:

Zákon o sociálnom poistení - osobné spisy do veku 70 rokov zamestnanca, mzdové listy a evidenčné listy dôchodkového poistenia - 50 rokov, výkazy do Sociálnej poisťovne - 10 rokov, Zákonník práce - výplatné pásky 10 rokov, agenda pracovného času - 3 roky,

Zákon o dani z príjmu - ročné zúčtovanie dane, potvrdenia o príjme a preddavkoch - 10 rokov.

Zdroje osobných údajovPrevádzkovateľ predovšetkým spracováva osobné údaje získané od Vás -dotknutých osôb (zamestnanci, uchádzači), výnimočne aj z iných zdrojov a tretích osôb (napr. exekútor) a pod.
Príjemcovia osobných údajovHlavným príjemcom Vašich osobných údajov je predovšetkým samotný Prevádzkovateľ, ktorý zvyčajne nepostupuje získané osobné údaje tretím stranám. Vaše osobné údaje však môže Prevádzkovateľ sprístupniť tretím osobám, ak by takýto postup vyplýval z Vami udeleného súhlasu alebo príslušného právneho predpisu či záväzného rozhodnutia orgánu verejnej moci. Vaše osobné údaje nie sú predmetom cezhraničného prenosu. Spoločnosť spracúva osobné údaje dotknutých osôb najmä prostredníctvom konateľa, svojich zamestnancov, osôb v obdobnom pomere, ktoré sú viazané povinnosťou mlčanlivosti a môžu tieto osobné údaje spracúvať iba v rozsahu a spôsobom, ktorý je nevyhnutný na plnenie ich pracovných povinností.
Vaše práva pri spracúvaní osobných údajov Pri spracúvaní Vašich osobných údajov Prevádzkovateľom Vám patria najmä tieto práva:

Právo odvolať súhlas Máte právo odvolať každý súhlas so spracovaním osobných údajov, ktorý ste Prevádzkovateľovi udelili. Odvolanie súhlasu však už nebude mať vplyv na spracúvanie osobných údajov, ktoré prebiehalo počas doby platnosti daného súhlasu. Súhlas môžete odvolať s využitím kontaktných údajov v bode 1 tohto informačného memoranda.

Informácie o spracúvaní osobných údajov Obsahom informácie sú najmä totožnosť a kontaktné údaje Prevádzkovateľa, kategórie dotknutých osobných údajov, účel(y) spracúvania osobných údajov ako aj právny základ ich spracúvania, informácie o právach dotknutých osôb, príjemca alebo kategórie príjemcov osobných údajov, doba uchovávania osobných údajov, možnosť obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov a zdroj spracúvaných osobných údajov.

Právo požadovať prístup k osobným údajom Máte právo vyžadovať, či o Vás sú alebo nie sú osobné údaje spracúvané a ak áno, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom ako aj informácie o účeloch spracúvania, kategóriách dotknutých osobných údajov, príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, dobu uchovávania osobných údajov alebo kritériá na jej určenie, existencii práva požadovať od Prevádzkovateľa opravu osobných údajov alebo ich vymazanie alebo obmedzenie spracúvania alebo práve namietať proti takémuto spracúvaniu, o práve podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov, informácie o zdroji osobných údajov, informácie o tom, či dochádza
k automatizovanému rozhodovaniu a profilovaniu, informácie a záruky v prípade prenosu osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie. Taktiež máte právo na poskytnutie kópií spracúvaných osobných údajov. Za akékoľvek ďalšie kópie, o ktoré požiadate, je Prevádzkovateľ oprávnený účtovať a požadovať primeraný poplatok za reálne administratívne náklady.

Právo na opravu Máte právo na to, aby Prevádzkovateľ opravil Vaše nesprávne alebo neaktuálne osobné údaje a doplnili neúplné osobné údaje. V prípade, ak sa napr. zmenili Vaše kontaktné údaje, prosím informujte Prevádzkovateľa, aby ich opravil. Prevádzkovateľ je taktiež povinný viesť o Vás správne a aktuálne údaje.

Právo na vymazanie (právo „na zabudnutie“) Prevádzkovateľ je Vaše osobné údaje v právnymi predpismi stanovených prípadoch povinný na Váš pokyn vymazať. V takomto prípade musí najprv vyhodnotiť, či sú na vymazanie splnené podmienky.

Právo na obmedzenie spracúvania V zákonom ustanovených prípadoch máte právo požadovať, aby Prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie Vašich osobných údajov a spracúval ich len pre najnutnejšie zákonné dôvody alebo môžete požadovať, aby spracúvanie osobných údajov po zákonom stanovenú dobu zablokoval.

Právo na prenosnosť údajov Máte právo požadovať, aby sme poskytli Vaše osobné údaje inému prevádzkovateľovi, či inej spoločnosti, ak je to technicky možné.

Právo namietať proti spracúvaniu údajov Ak sa domnievate, že spracovávanie Vašich osobných údajov vykonáva Prevádzkovateľ v rozpore so záväznými právnymi predpismi, obráťte sa na neho, aby Vám podal vysvetlenie, prípadne vykonal zodpovedajúcu nápravu.

Právo podať sťažnosť S Vašim podnetom alebo sťažnosťou ohľadom spracúvania osobných údajov Prevádzkovateľom sa môžete kedykoľvek obrátiť na príslušný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky so sídlom na adrese Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, a začať tak konanie podľa §100 ZoOOÚ. Vaše práva vo vzťahu k Prevádzkovateľovi si môžete uplatniť buď priamo na tel. č. 0915 742 438, osobne u konateľa Prevádzkovateľa, písomne na e-mailovej adrese alebo na adrese sídla Prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ Vám svoje vyjadrenie poskytne čo najskôr, najneskôr však do jedného mesiaca od doručenia Vašej žiadosti. Uvedená lehota sa môže v prípade potreby predĺžiť o ďalšie dva mesiace, pričom sa zohľadní komplexnosť a počet žiadostí. O predĺžení, vrátane uvedenia dôvodov, Vás Prevádzkovateľ vždy informuje.

Platné od: 17.09.2018, verzia: 1.0.0